KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
DEFINISI
PENGERTIAN ORGANISASI
Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli Everett M. Rogers:
“Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada
suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku
mereka”
Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli Harold Lasswell:
Who Says What In Which Channel to Whom With What Effect? Atau Siapa
Mengatakan Apa Dengan Saluran Apa Kepada Siapa Dengan Pengaruh
Bagaimana?
Komunikasi terbagi dua yaitu verbal dan non verbal. Komunikasi verbal
yaitu suatu proses komunikasi dengan menggunakan simbol atau
lambang-lambang. Simbol-simbol yang digunakan selain sudah ada yang
diterima menurut konvensi internasional seperti simbol lalu-lintas,
alfabet latin, simbol matematika, juga .terdapat simbol-simbol lokal
yang hanya bisa dimengerti oleh kelompok-kelompok masyarakat tertentu.
Sedangkan komunikasi non verbal adalah proses komunikasi dengan
menggunakan kode non verbal.
Kode non verbal biasa disebut bahasa isyarat atau bahasa diam (silent language), maupun bahasa tubuh (body language).
Unsur-unsur penting lainnya dalam komunikasi adalah dengan adanya : sumber, pesan, media, penerima, efek dan umpan balik.
-
Sumber
Adalah pembuat atau pengirim informasi. Dalam komunikasi antar manusia,
sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam kelompok
misalnya partai, organisasi atau lembaga. Sumber biasa disebut juga
komunikator atau dalam bahasa Inggrisnya disebut source, sender atau
decoder.
-
Pesan
Adalah sesuatu yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Pesan
dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi.
-
Media.
Media yang dimaksud di sini adalah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima.
- Penerima.
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh
sumber. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau lebih. Penerima biasa
disebut komunikan atau dalam bahasa Inggris disebut audience atau
receiver.
- Efek
Efek atau pengaruh adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan,
dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima
pesan. Pengaruh ini bisa tergantung dari pengetahuan, sikap dan tingkah
laku seseorang. (De Fleur, 1982)
6. Umpan Balik.
Adalah suatu bentuk tanggapan balik dari penerima setelah memperoleh pesan yang diterima.
Dalam ilmu komunikasi juga dikenal beberapa macam tipe komunikasi.
Joseph A. DeVito seorang professor komunikasi di City University of New
York dalam bukunya Communicology membagi komunikasi atas empat macam
yaitu : komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi, komunikasi
publik dan komunikasi massa.
-
Komunikasi Intrapribadi (Intrapersonal Communication)
Merupakan proses komunikasi yang terjadi dalam diri individu atau dengan kata lain proses berkomunikasi dengan diri sendiri.
-
Komunikasi Antarpribadi (Interpersonal Communication)
Merupakan proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang atau lebih
secara tatap muka, seperti yang dinyatakan oleh Pace (1979) bahwa
“Interpersonal communication is communication involving two or more
people in a face to face setting”
-
Komunikasi Publik (Public Communication)
Sesuai namanya, komunikasi publik menunjukkan suatu proses komunikasi di
mana pesan-pesan disampaikan oleh pembicara dalam situasi tatap muka di
depan khalayak yang lebih besar.
4. Komunikasi Massa (Mass Communication)
Komunikasi massa dapat didefinisikan sebagai proses komunikasi yang
berlangsung di mana pesannya dikirim dari sumber yang melembaga kepada
khalayak yang sifatnya massal melalui alat yang bersifat mekanis separti
radio, televisi, surat kabar dan film.
Seperti telah dijelaskan bahwa pihak yang mengirim pesan kepada
khalayak disebut komunikator. Sebagai pelaku dalam proses komunikasi,
komunikator memegang peranan yang sangat penting terutama dalam
mengendalikan jalannya komunikasi. Untuk mencapai komunikasi yang
efektif, seorang komunikator selain dituntut untuk mengenal dirinya
terlebih dahulu, maka ia juga harus memiliki kepercayaan (credibility),
daya tarik (attractiveness) dan kekuatan (power).
Faktor lain yang menentukan berhasil tidaknya komunikasi
adalah homophily, yakni adanya kesamaan yang dimiliki oleh seorang
komunikator dengan khalayaknya misalkan dalam hal bahasa, pendidikan,
agama, usia dan jenis kelamin. Dalam berkomunikasi juga terdapat tujuan
yang ingin dicapai, yaitu untuk menciptakan kesesuaian, kesamaan, dan
pemahaman yang sama tentang informasi, ide, pemikiran dan sikap terhadap
orang, pihak atau kelompok tertentu.
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya
komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling
bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau
menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja
antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan
komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si
pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver).
Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi
ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan
diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar
mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui
tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun
tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
- Ide (gagasan) => Si Sender
- Perumusan
Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
- Penyaluran (Transmitting)
Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
- Tindakan
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
- Pengertian
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.
- Penerimaan
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).
Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya
digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan
arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.
Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat
penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif
mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan
setepat-tepatnya juga.
Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila
penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan
sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah
rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan
individual.
Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang
setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut
hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan
kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan
organisasi\
> KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
- Dari segi sifatnya :
- Komunikasi lisan
komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan
tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi
mereka.lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato.
komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan
dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain
sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara.
- Komunikasi tulisan
komunikasi tulisan adalah komunikasi yang di lakukan dengan
perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan
menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh
penerima.Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, surat
elektronik, dan lain sebagainya.
komunikasi tulisan juga dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan
informasi untuk masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks dan
lengkap seperti surat kabar, majalah, buku-buku dan foto pun dapat
menyampaikan suatu komunikasi secara lisan namun tanpa kata-kata. Begitu
pula dengan spanduk, iklan, dan lain sebagainya.
- KOMUNIKAS VERBAL
Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol
verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling
impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu
fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.
- KOMUNIKASI NONVERBAL
Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan
disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal
ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak
mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan
sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi,
penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya
berbicara.Para
ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi
“tidak menggunakan kata” dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi
non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa
isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena
menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong
sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda
dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal
ataupun nonverbal.
- Dari segi arahnya :
- Komunikasi ke bawah.
Mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjangyang
lebih rendah. Misalnya dalam bentuk instruksi, memoresmi, prosedur,
pedoman kerja, pengumuman, dan sebagainya.
- Komunikasi ke atas
Porsi ini sebenarnya dituntut untuk seimbang dengan komunikasike
baawah. Berbeda dengan komunikasi ke bawah, komunikasike atas mengalir
dari orang pada hierarki yan lebih rendah kejenjang yang lebih tinggi.
Misalnya, dalam bentuk kotak sara,pertemuan kelompok, pengaduan, dan
sebagainya.
- Komunikasi horizontal
Merupakan pertimbangan utama dalam desain organisasi,namun organisasi
yang efektif memerlukan juga komunikasihorizontal yang sangat perlu
bagi koordinasi dan integrasi dariberaneka ragam fungsi keorganisasian.
Misalnya, komunikasiantar produksi dan pemsaran dalam organisasi
bisnis, dsb.
- Komunikasi diagonal
Merupakan jalur komunikasi yang paling jarang digunakan,komunikasi
diagonal penting dalam situasi ketika para anggiotatidak dapat
berkomunikasi secara efektif melalui jalur ini.
- Menurut Lawannya :
- Komunikasi Satu Lawan Satu : berbicara dengan lawan bicaras yang sama
banyaknya.
Contoh:berbicara melalui telepon
- Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok) : berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok.
Contoh: introgasi maling dengan kelompok hansip.
- Kelompok Lawan Kelompok : berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.
Contoh: debat partai politik.
Definisi Pengembangan dan Perubahan Organisasi Sebelum kita membahas
apa definisi pengembangan organisasi, kita harus mengetahui dulu apa
arti organisasi itu sendiri. Apa itu organisasi? Organisasi menurut kami
adalah suatu kelompok yang terdiri dari pengurus dan anggota kelompok
tersebut yang disusun secara structural untuk mencapai tujuan yang sama.
Selanjutnya, apa yang dimasksud dengan perubahan dan pengembangan
organisasi? Perubahan dan Pengembangan Organisasi merupakan suatu
pendekatan secara sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan
efektifitas suatu organisasi tersebut untuk mencapai perubahan yang
berdampak positif di lingkungan sekitar.
Hal-hal Untuk Mengembangkan Organisasi Secara Garis Besar Hal-hal
untuk mengembangkan organisasi atau faktor-faktor yang dapat membantu
mengembangkan organisasi terdiri dari dua factor, yaitu factor intern
dan factor ekstern.
- Faktor Intern adalah factor yang terdapat dalam suatu organisasi tersebut. Faktor Intern terdiri dari :
- Anggota organisasi tersebut
- Sistem yang digunakan dalam organisasi tersebut
- Manajemen keuangan organisasi tersebut
- Faktor Entern adalah faktor diluar faktor intern yang dapat
mengganggu stabilitas berdirinya suatu organisasi. Faktor ekstern
diantaranya terdiri dari :
- Kemajuan teknologi
- Perubahan ekonomi dunia
- Perubahan peraturan pemerintah atau negara
Dll Dari faktor-faktor yang terjadi diatas sangatlah besar
kemungkinan suatu organisasi dapatlah berubah. Entah menjadi lebih
positif ataupun sebaliknya.
Proses Perubahan dan Pengembangan Organisasi Meskipun banyak sekali
konsep-konsep mengenai pengembangan organisasi sekarang ini, yang
mungkin akan saling tumpang tindih, barangkali definisi yang dikemukakan
oleh Cummings (1996) akan membantu kita untuk dapat lebih memahami
konsep pengembangan organisasi. Menurut Cummings (1989), pengembangan
organisasi adalah suatu aplikasi konsep atau teori dengan menggunakan
suatu sistem di mana konsep-konsep ilmu pengetahuan digunakan untuk
mengembangkan organisasi secara terencana dan dengan menggunakan semua
strategi yang dimiliki organisasi untuk meningkatkan efektivitas kinerja
organisasi. Selanjutnya, Cummings (1989) juga menyatakan bahwa konsep
(ilmu pengetahuan) di dalam pengembangan organisasi itu pada dasarnya
merupakan faktor-faktor yang membedakan pengembangan organisasi dengan
pendekatan lain dalam kaitannya dengan peningkatan kinerja organisasi.
Sementara itu Tyagi (2000) mengajukan pendapatnya, bahwa pengembangan
organisasi sebagai suatu usaha yang terencana, sistematis,
terorganisasikan, dan lebih bersifat kolaboratif antara prinsip
pengetahuan tentang perilaku dan teori organisasi dipadukan dan
diaplikasikan (integreated and aplicated) guna meningkatkan kualitas
kehidupan organisasi yang tercermin pada peningkatan kesehatan dan
vitalitas organisasi. Pendapat Tyagi ini hampir sama dengan pendapat
pakar organisasi yang lebih dulu disebutkan, hanya Tyagi lebih
memfokuskan pada hasil (outcome) dari OD, yaitu intensitas komunikasi
internal organisasi yang meningkat, kompetensi dan harga diri anggota
kelompok yang semakin baik, dan adanya pengakuan dari masyarakat bahwa
organisasi tersebut telah semakin baik dalam kinerjanya. Yang dimaksud
dengan proses perubahan suatu organisasi adalah tata cara untuk mencapai
perubahan organisasi yang lebih baik dan lebih berkembang. Langkah
tersebut terdiri dari : a. Mengadakan Pengkajian : Dengan kita
mengkaji ulang suatu sistem, kita dapat mengetahui apakah suatu
organisasi tersbut dapat berjalan dengan baik atau tidak dengan memakai
sistem yg lama. Jika tidak ada perubahan dalam organisasi tersebut kita
dapat membuat suatu sistem yang lebih baik lagi. Perubahan yang terjadi
di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik,
ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan
tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat
negatif maupun positif. Dampak bersifat negatif apabila perubahan itu
menjadi hambatan bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan organisasi.
Dampak bersifat positif apabila perubahan itu dapat memperlancar
kegiatan, perkembangan dan kemajuan organisasi atau dalam bentuk
kesempatan-kesempatan baru yang tidak tersedia sebelumnya. b.
Mengadakan Identifikasi : Yang perlu diidentifikasi adalah dampak
perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang
menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat
sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.
c. Menetapkan Perubahan : Sebelum langkah-langkah perubahan
diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan
memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan
organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta
pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya. Menentukan Strategi
: Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus
dilakukan maka pemimpin organisasi harus segera menyusun strategi untuk
mewujudkannya. d. Melakukan Evaluasi : Untuk mengetahui apakah
hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan
penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti
berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti
negatif. 24. Tujuan Perubahan dan Perkembangan Organisasi Tujuan dari
perubahan dan pengembangan organisasi ini adalah untuk meningkatkan
suatu kehendak yang kita inginkan untuk mencapai sebuah tujuan yang
jelas. Macam-macam tujuan perubahan dan perkembangan organisasi, yaitu:
1. Untuk mempererat organisasi satu dengan organisasi yang lainnya
2. Untuk meningkatkan mutu dari organisasi tersebut/organisasi yang
telah dibuat 3. Untuk meningkatkan peranan organisasi di
masyarakat luas. 4. Untuk memberikan dampak positif kepada
masyarakat. 5. Untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan
organisasi yang telah dibuat. 25. Dampak Perubahan dan Pengembangan
Organisasi Dampak perubahan dan pengembangan dalam organisasi dapat
menjadi dampak yang positif jika tujuan dari suatu organisai dapat
tercapai. Dampak terbagi menjadi 2, yaitu: 1. Dampak Positif Dampak
yang memberi rasa nyaman kepada masyarakat karena telah mempercayai
organisasi yang telah diikuti. 2. Dampak Negatif Dampak negatif
dari organisasi adalah dapat menimbulkan keresahan di masyarakat, dan
berakibat keruntuhan dari organisasi tersebut yang pada akhirnya proses
perkembangan organisasi tersebut menjadi gagal total.
Kepemimpinan
Soekarno, salah satu pemimipin yang berpengaruh di Indonesia.
Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada
pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
[1] Cara
alamiahmempelajari
kepemimpinan adalah “melakukannya dalam kerja” dengan praktik seperti
pemagangan pada seorang seniman ahli, pengrajin, atau praktisi.
[2] Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari peranya memberikan pengajaran/instruksi.
[2]
Kebanyakan orang masih cenderung mengatakan bahwa pemimipin yang
efektif mempunyai sifat atau ciri-ciri tertentu yang sangat penting
misalnya, kharisma, pandangan ke depan, daya
persuasi, dan
intensitas.
[3] Dan
memang, apabila kita berpikir tentang pemimpin yang heroik seperti
Napoleon, Washington, Lincoln, Churcill, Sukarno, Jenderal Sudirman, dan
sebagainya kita harus mengakui bahwa sifat-sifat seperti itu melekat
pada diri mereka dan telah mereka manfaatkan untuk mencapai tujuan yang
mereka inginkan.
TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN
1.Tipe Otokratis
Ciri-cirinya antara lain:
- Mengandalkan kepada kekuatan / kekuasaan
- Menganggap dirinya paling berkuasa
- Keras dalam mempertahankan prinsip
- Jauh dari para bawahan
- Perintah diberikan secara paksa
- Tipe Laissez Faire
Ciri-cirinya antara lain :
- Memberi kebebasan kepada para bawahan
- Pimpinan tidak terlibat dalam kegiatan
- Semua pekerjaab dan tanggung jawab dilimpahkan kepada bawahan
- Tidak mempunyai wibawa
- Tidak ada koordinasi dan pengawasan yang baik
- Tipe Paternalistik
Ciri-cirinya antara lain :
- Pemimpin bertindak sebagai bapak
- Memperlakukan bawahan sebagai orang yang belum dewasa
- Selalu memberikan perlindungan
- Keputusan ada ditangan pemimpin
- Tipe Kepemimpinan
Ciri-cirinya antara lain :
- Dalam komunikasi menggunakan saluran formal
- Menggunakan sistem komanda/perintah
- Segala sesuatu bersifat formal
- Disiplin yang tinggi, kadang bersifat kaku
- Tipe Demokratis
Ciri- cirinya antara lain :
- Berpatisipasi aktif dalam kegiatan organisasi
- Bersifat terbuka
- Bawahan diberi kesempatan untuk member saran dan ide – ide baru
- Dalam pengambilan keputusan utamakan musyawarah untuk mufakat
- Menghargai potensi individu
- Tipe Open Leadership
Tipe ini hampir sama dengan tipe demokratis. Perbedaannya terletak
dalam hal pengambilan keputusan. Dalam tipe ini keputusan ada ditangan
pemimpin.
CONTOH KASUS 1
HARTOYO SEBAGAI MANAJER
1.GAYA KEPEMIMPINAN MILITER (TEGAS,LUGAS,TELITI,KERAS)
KEUNTUNGAN : BAWAHAN MENJADI PATUH DAN MINIM KESALAHAN
KERUGIAN : BAWAHAN MENJADI JENUH KARENA GAYA KEPEMIMPINANNYA
2.JIKA TIDAK MERUBAH GAYA KEPEMIMPINAN NYA STRUKTUR PADA
PERUSAHANANNYA AKAN BANYAK MELAKUKAN PERGANTIAN SEHINGGA JALANNYA
PERUSAHAAN TIDAK STABIL
SARAN : MERUBAH GAYA KEPEMIMPINAN HARTOYO SANGAT TEPAT